Funksionet kryesore të programit

Hotel-Expres është një sistem menaxhimi shumë praktik dhe shumë i vlefshëm për të gjitha HOTELET  me shumë terminale dhe Pocket PC i cili funksionon me të dhëna qëndrore (SQL Database Server). Ky sistem  ndihmon biznesin për ta bërë sa më të lehtë dhe të sigurtë menaxhimin dhe organizimin e punës, shmang çdo të paparashikuar që mund të dalë gjatë saj dhe gjithashtu rrit sigurinë dhe përgjegjësinë operuese të punonjësve.
Shenim:Ky program është i përshtatur edhe me Kasë Fiskale. Gjithashtu në versionet për Rrjet të programit cdo post pune jo-server mund të punojë i lidhur me serverin qëndror (Online),por edhe i pavarur (Offline) nga serveri qëndror. Ky funksionalitet është i dobishëm në rastet kur nuk funksionon rrjeti, pasi faturat mund të kryhen në mënyrë të pavarur dhe të sinkronizohet me serverin qëndror në një moment të dytë kur rrjeti bëhet funksional.

Sistemi kompjuterik dhe programi i tij janë parashikuar në mënyrë të tillë që të mundësojnë kryerjen e të gjitha funksioneve dhe shërbimeve që mund të ofrojë një hotel .
Programi është organizuar në disa sektorë sipas funksioneve të vecanta që ata kryejnë. Në secilin prej sektorëve mund të instalohet një kompjuter me programin përkatës. Të gjithë sektorët janë të lidhur në një rrjet midis tyre dhe komandohen nga një kompjuter qëndror (server) në të cilin ruhen të gjitha të dhënat. Numri i sektorëve është i ndryshueshëm sipas rastit. Sektorët klasifikohen në : “sektorët e shërbimeve të brendshme të hotelit”  dhe  “sektorët e shërbimeve të jashtme”.
Sektorët e shërbimeve të brëndshme të hotelit menaxhojnë :

1. Recepsionin
2. Minibaret e dhomave
3. Shërbimin në dhomë
4. Lavanderinë
5. Telefonat e dhomave
6. Pishinën
7. Fitnes-in
   etj

Sektorët e shërbimeve të jashtme menaxhojnë :

1. Barin
2. Restorantin
3. Pizzerinë
4. Piano Bar-in
5. Pub

Shërbimet e brendshme të hotelit i faturohen klientit bashkë me llogarinë e dhomës kurse përsa i përket shërbimeve të jashtme ato konsiderohen si llogari më vete. Vlerat e faturave për shërbimet e jashtme mund të kalohen automatikisht në llogarinë e dhomës. Kjo gjithashtu mund të bëhet e mundur nga vetë klienti nëse pajisjet me një kartë e cila i shërben atij për shërbimet jashtë hotelit si psh. Bari, restoranti etj. Në këtë mënyrë klientit nuk do ti duhet të mbajë me vete vlera monetare . Ky program parashikon dhe lejon regjistrimin e subjekteve apo klientëve të cilëve mund tu aplikohen zbritje në përqindje sipas kategorive. Faturat e hotelit mund të paguhen nga klienti në valuta të ndryshme të cilat konvertohen më pas në valutën e zgjedhur bazë.

Programi krijon një magazinë qëndrore e cila bën furnizimin e sektorëve të ndryshëm si psh barin apo restorantin të cilët kanë inventarët e tyre përkatës nga të cilët bëhet edhe zbritja në gjendjen e artikujve pas cdo shitjeje. Veç lëvizjes së artikujve nga magazina qëndrore në sektorët e dëshiruar programi lejon lëvizjen e artikujve edhe ë kah të kundërt, ose edhe lëvizjen e artikujve nga një sektor në tjetrin nëse kërkohet një gjë e tillë.
Ky program mund të ketë disa përdorues të cilët konfigurohen sipas sektorëve dhe kanë të drejta të ndryshme të përcaktuara nga administratori sipas funksioneve të tyre. Për çdo veprim të kryer në program regjistrohet përdoruesi i cili e kryen dhe gjithashtu koha e kryerjes së veprimit , çka është një sistem shumë i mirë për të shmangur abuzimet e ndryshme. Në rastet kur përdoruesit janë të pajisur me kartë (psh : kamarierët) atëherë identifikimi i tyre në program bëhet duke kaluar kartën.

Recepsioni menaxhon aktivitetin e dhomave dhe të klientëve si psh :
1. Konfigurimi i dhomave
2. Rezervimet
3. Hyrjet (check in)
4. Daljet (check out)
5. Klientët
6. Minibar
7. Transferim per në dhome te konsumit te Bar-Restorant, Lavanderi dhe sherbime te tjera.
8. Nje kalendar te thjeshte ne forme matrice ku vertikalisht jane vendosur dhomat dhe horizontalisht datat. Me ngjyra te dallueshme ne kalendar jane percaktuar CheckIn-et, CheckOut-et, Rezervimet, Statuset e Dhomave (e paster, e papaster, e demtuar etj). Veprimet me dhomat mund te realizohet me selektim me ane te mausit, direkt ne kalendar. Ndersa transferimi nga nje dhome ne nje tjeter apo nga nje date ne nje tjeter mund te realizohet me drag-drop po te mausit.
9. Voucher te Rezervimit qe mund ti dergohet me email edhe klientit.
10. Fatura permbledhese ne Shqip, Anglisht, ne LEK apo EUR.
11. Raporte:
• Xhiroja e Recepsionistit
• Kronologjia e Veprimet me Dhomat
• Likuidimi i Dhomave (situacion)
• Lista Klienteve Checkin (i sherben kuzhinierit per pergatitjen e vakteve)
• Te Ardhurat nga Dhomat (raport periodik i pajisur me grafik)
• Gjurmet e veprimeve me dhomat (raport spiun per fshirjet e paautorizuara)
12. Nderfaqe web (qe mund ti atashohet websitit) dhe qe komunikon direkt me bazen e te dhenave qendrore, duke i dhene mundesi klienti te vleresoje online disponushmerine e dhomave dhe te kryerje nje rezervim ne kohe reale
13. Arkivën

Për të patur një kontroll sa më të madh mbi dhomat e hotelit dhe për ti menaxhuar ato sa më mirë, recepsioni duhet të shënojë me shumë saktësi çdo datë dhe orë hyrje apo dalje të klientëve nga hoteli në mënyrë që në çdo moment të  di me saktësi gjëndjen e dhomave të lira,  të zëna apo të rezervuara të hotelit.

Programi krijon hapësira që klientët e rregullt të hotelit të mund të shlyejnë detyrimet e tyre edhe pasi të jenë larguar nga hoteli, duke e mbyllur llogarinë e dhomës dhe duke e regjistruar faturën si të pa paguar. Gjithashtu programi lejon dhe bën të mundur privilegje qe mund tu bëhen këtyre klientëve apo subjekteve të rregullt duke u bërë një ulje të caktuar nga cmimi normal. Programi pajis çdo klient me faturë të detajuar të shpenzimeve të tyre gjatë qëndrimit në hotel, para se ata të kryejnë pagesën dhe të largohen.

Recepsioni gjithashtu, me anën e ketij programi mund të kryejë shërbimin e transferimit të dhomave në rastet kur një klient i regjistruar tashmë dëshiron të ndërrojë dhomë për arsye të ndryshme, dhe të shohë të gjitha faturat e hotelit dhe regjistrimet e klientëve  në arkivë të bëra gjatë periudhave të ndryshme kohore.

Një tjetër shërbim që recepsioni mund ti ofrojë klientit të hotelit me anë të ketij programi është edhe kujtesa e cila shërben për tu ardhur në ndihmë atyre klientëve që duan që recepsioni ti kujtojë për dicka ose ti bëjë zgjimin e mëngjesit në orarin që dëshirojnë.
Për sektorët e jashtëm si BAR – RESTORANT – PIZZERI – PUB etj
Regjistrimi i porosive nga kamarierët mund të bëhet me anë të pocket pc ose në kompjuter të zakonshëm me mouse ose me gisht në rast kur përdoret monitor touch screen. Printimi i faturave bëhet shumë shpejt 0.4 sec për 1 faturë, prerja e tyre bëhet në mënyrë automatike nga printeri, dhe sistemi lejon që administratori të vendosë nëse do që të printohen dy fatura apo një e vetme e përmbledhur.
Sistemi lejon regjistrimin dhe menaxhimin e kamarierëve dhe të detajeve të tyre të regjistrimit si edhe pajisjen e tyre me kartëë magnetike çka shërben për identifikimin e tyre në program. Gjithashtu përdoruesi i autorizuar mund të përcaktojë kategoritë e cmimeve dhe përqindjet e zbritjes përkatëse për kategoritë e ndryshme të klientëve psh.për miqtë, për klientët e zakonshëm etj. Gjithashtu përdoruesi i  autorizuar lejohet nga sistemi të menaxhoje arkën, vlerën e vendosur në të dhe të kryeje veprime në të psh. derdhje /tërheqje.
Sistemi lejon konfigurimin dhe menaxhimin e tavolinave, ndarjen e tyre sipas sektorëve dhe sipas kamarierëve përgjegjës për to. Gjithashtu sistemi lejon regjistrimin e taksave, përqindjeve përkatëse të tyre dhe regjistrimin e valutave dhe kurseve përkatëse.

Sistemi lejon ndarjen në kategori për artikujt psh. alkolike, freskuese, Peshk etj. gjithashtu lejon menaxhimin, fshirjen, shtimin apo modifikimin e këtyre kategorive. Ju gjithashtu mund ti gruponi artikujt  sipas sektorëve përkatës psh. bari, kuzhina etj. Programi regjistron furnizimet si për artikujt që shiten po ashtu edhe për artikujt e konsumit vetjak.

Në program u jepet një hapësirë e konsiderueshme klientëve (subjekteve) dhe menaxhimit të tyre, regjistrimit dhe menaxhimit të të dhënave të tyre. Klientët e regjistruar mund të pajisen me karta magnetike të cilat u shërbejnë si identifikim për pagesa të vonuara apo zbritje të ndryshme që mund të aplikohen.

Programi ofron gjithashtu raporte për cdo periudhë kohe për shitjet, furnizimet, sasinë e artikujve të shitur dhe bilancin finanaciar si edhe kalimin dhe ruajtjen në excel të të gjitha raporteve të nxjerra.

Për klientin ofrohet shërbimi i mirëmbajtjes  falas për muajin e parë per versionet RRJET te programit, për çdo problem të funksionimit të programit në ambjentet e klientit. Për klientet që ndodhen jashtë Tiranës, shpenzimet e udhëtimit mbulohen nga klienti.

Pas muajit të parë, për Ri-Instalim të programeve SoftExpres dhe/ose Ri-Trajnim të klienteve (në ambjentet e këtij të fundit), aplikohen tarifat e mëposhtme: